Política
Establece intención, principios, límites, responsabilidades y decisiones de gobierno.
PROCESS & PROCEDURE DESIGN
Procesos y procedimientos que las personas pueden ejecutar y controlar
Transformamos conocimiento disperso y prácticas informales en reglas, responsabilidades y documentos operativos claros, proporcionados y mantenibles.
- Documentación construida desde observación, evidencia y validación con quienes ejecutan.
- Roles, controles, excepciones, registros e indicadores definidos de forma utilizable.
- Aplicable a organizaciones con o sin objetivo de certificación ISO.
01
Cada nivel documental debe cumplir una función distinta
Mapa o ficha de proceso
Describe propósito, entradas, resultados, interacción, dueño, riesgos, controles e indicadores.
Procedimiento
Define secuencia, roles, reglas, aprobaciones, excepciones, registros y escalamiento.
Instructivo
Explica una actividad específica cuando su complejidad, riesgo o variabilidad lo requiere.
Formulario o registro
Captura datos y evidencia necesarios para decidir, controlar, medir o demostrar.
Matriz
Relaciona roles, riesgos, controles, requisitos, evidencias, delegaciones o indicadores.
02
Diseñar desde la práctica, no desde una plantilla
Entrevistamos roles, revisamos evidencia y observamos cómo se ejecuta el trabajo. Contrastamos la práctica con políticas, contratos, riesgos, sistemas y resultados para evitar documentar una versión ideal que nadie sigue.
El diseño distingue regla, decisión, control, excepción y evidencia. También identifica qué contenido debe vivir en un documento, un sistema, una matriz, un formulario o una ayuda de trabajo.
- Propósito, alcance y usuarios del documento.
- Evento de inicio, entradas, resultados y cierre.
- Roles, RACI, delegaciones y escalamiento.
- Riesgos, controles y segregación de funciones.
- Excepciones, criterios de aceptación y evidencia.
- KPIs, SLAs, vigencia, revisión y control de cambios.
03
Un ciclo de documentación que incluye adopción
- 01
Inventariar
Identificamos documentos, versiones, dueños, duplicidades, brechas y usos reales.
- 02
Levantar
Reconstruimos el proceso, decisiones, controles, evidencia y excepciones.
- 03
Diseñar
Proponemos arquitectura, nivel de detalle, formato, roles y relaciones documentales.
- 04
Validar
Probamos claridad, exactitud, aplicabilidad y escenarios con responsables y usuarios.
- 05
Aprobar e implementar
Coordinamos decisión, comunicación, formación, vigencia y retiro de versiones anteriores.
- 06
Revisar
Definimos indicadores, retroalimentación y eventos que requieren actualización.
04
Pruebas de calidad antes de publicar un procedimiento
Un procedimiento debe poder ejecutarse sin depender de interpretaciones ocultas. Revisamos si sus roles existen, sus decisiones tienen autoridad, sus controles son posibles, sus datos están disponibles y sus excepciones tienen tratamiento.
La validación puede incluir walkthroughs, casos de prueba y escenarios alternos. La profundidad se ajusta al riesgo y al impacto del proceso.
- Claridad: el usuario entiende qué debe hacer y por qué.
- Coherencia: no contradice políticas, contratos o sistemas vigentes.
- Control: identifica decisiones, evidencia y responsabilidades.
- Aplicabilidad: puede ejecutarse con recursos y datos disponibles.
- Mantenibilidad: tiene dueño, versión, vigencia y criterio de revisión.
Preguntas frecuentes
Antes de comenzar.
¿La firma puede actualizar procedimientos existentes?
Sí. Revisamos vigencia, duplicidad, contradicciones, cambios de proceso y uso real para conservar lo útil, corregir brechas y retirar versiones que ya no deben aplicarse.
¿Es necesario crear un manual completo?
No. La arquitectura documental debe responder a riesgos y necesidades. En muchos casos son más útiles fichas de proceso, procedimientos focalizados, matrices y ayudas de trabajo que un manual extenso.
¿Los procedimientos pueden diseñarse sin ISO 9001?
Sí. Pueden responder a necesidades operativas, contractuales, regulatorias, de control o crecimiento. Si existe un SGC, se alinean con su arquitectura y requisitos.
¿También ayudan a implementar los documentos?
El alcance puede incluir validación, aprobación, comunicación, capacitación, control de versiones y acompañamiento inicial. La organización conserva responsabilidad por su aplicación continua.
Evaluación preliminar
Convertir conocimiento operativo en una forma clara de trabajar
Revisemos qué procesos o documentos necesitan levantarse, normalizarse o rediseñarse.