ISO 9001:2015 · Catálogo oficial
Edición publicada al corte del 8-sep-2026. Consultar el texto autorizado y la referencia aplicable al encargo.
Consultar fuente oficialProcesos, evidencia y decisiones
Process Redesign Sprint
Rediseñe un proceso de principio a fin con roles, controles y evidencia. Delimite el piloto y las decisiones necesarias antes de automatizar o ampliar el cambio.
01
Un proceso definido, no una transformación sin límites
Para un dueño de proceso que enfrenta reprocesos, esperas, traspasos fallidos o excepciones y necesita una intervención acotada. Se acuerdan inicio, fin, unidades implicadas y resultado esperado. Si hay varios procesos sin priorizar, Process Digitalization Assessment ayuda a ordenar el portafolio; este sprint rediseña un flujo seleccionado.
Sprint describe un modo de trabajo concentrado, no una promesa universal de días. Entrevistas, validación con usuarios y acceso a evidencia condicionan la duración. No se asigna un objetivo de ahorro antes de conocer demanda, tiempos y causas; una percepción del equipo se conserva como hipótesis hasta contrastarla.
02
Comprender el recorrido real
El mapa actual debe representar cómo ocurre el trabajo, incluidas excepciones, devoluciones y decisiones fuera del sistema. Se contrastan documentos con muestras autorizadas y participación de quienes ejecutan. El proceso escrito puede ser correcto y aun así no reflejar la operación real.
- Entrada, necesidad del usuario, salida y condición de aceptación.
- Roles, facultades y traspasos entre áreas o proveedores.
- Controles requeridos y evidencia de que ocurren, no sólo firmas.
- Datos personales y documentos que no deben circular por canales informales.
- Esperas y retrabajos cuya causa debe verificarse antes de eliminar pasos.
03
Del mapa actual al piloto
- 01
1 · Delimitar y contrastar
Pregunta, alcance, actores, muestras y línea base disponible. Separar hechos, restricciones y supuestos.
- 02
2 · Diseñar alternativas
Estado futuro, roles, controles y manejo de excepciones. Comparar simplificar, cambiar secuencia o automatizar, sin eliminar obligaciones aplicables.
- 03
3 · Preparar una prueba
Piloto limitado con criterio de aceptación, responsable y contingencia. Definir qué se medirá y de dónde saldrá la evidencia.
- 04
4 · Decidir adopción
Revisar resultados, límites y riesgos. El dueño autoriza adoptar, ajustar o ampliar; una presentación no pone el cambio en producción.
04
Entregables utilizables después de la reunión
El alcance puede incluir mapa AS-IS, diseño TO-BE, matriz de roles y decisiones, controles y backlog de cambio. Cada procedimiento propuesto identifica propósito, responsable, entradas, pasos, excepciones, registros y control de versión. No se entrega una biblioteca genérica de manuales desconectada del proceso.
Los indicadores se definen con fórmula, fuente, frecuencia y responsable según el caso; no se inventa una mejora observada. Una automatización o integración se especifica como trabajo posterior si no forma parte del encargo. Se revisan también adopción, comunicaciones y soporte al equipo.
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Ejemplo ilustrativo: aprobar una compra
Una solicitud vuelve varias veces porque la validación presupuestaria llega después de la selección del proveedor. Antes de quitar aprobaciones, el equipo contrasta qué protege cada control y dónde debe ocurrir. El rediseño podría anticipar una validación y clarificar la excepción; requiere probarse y aprobarse, no sólo dibujarse.
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Alcance, tiempo y costos acordados
La propuesta identifica procesos o unidades incluidos, evidencia disponible, participantes, entregables y criterios de cierre. El calendario se confirma según complejidad y acceso autorizado; depende de que la organización pueda validar decisiones y ejecutar acciones. No se ofrece una duración uniforme ni un resultado garantizado.
El precio se define por proyecto, sin tarifa horaria automática, considerando el marco profesional aplicable al trabajo jurídico. Licencias, organismos certificadores, implementación adicional, capacitación o especialistas externos no se presumen incluidos. Cualquier ampliación se acuerda por separado antes de ejecutarla.
Control editorial
Revisión y fuentes oficiales
Última revisión de fuentes: .
Borrador local. Revisión jurídica y técnica humana y aprobación de publicación pendientes. Métodos y ejemplos ilustrativos propios; no describen clientes, certificaciones o resultados acreditados.
Próxima revisión de fuentes a más tardar: , o antes si cambia una fuente o se prepara una publicación.
Este contenido ofrece información general. La norma, los criterios administrativos, los documentos y los términos aplicables deben revalidarse para el procedimiento concreto y la fecha de actuación.
ANTAI · Legislación de datos personales
Ley 81 y su reglamento: revisar finalidad, acceso, conservación y canales al tratar expedientes o evidencia.
Consultar fuente oficialPreguntas frecuentes
Antes de comenzar.
¿Se puede automatizar directamente?
Sólo después de comprobar el flujo, las excepciones y los controles. Automatizar un error de diseño puede multiplicarlo.
¿Qué significa RACI aquí?
Una forma de identificar quién ejecuta, responde, es consultado o informado; no sustituye las facultades formales de decisión.
¿Entregan el proceso funcionando?
La implantación completa no se presume. El alcance distingue diseño, piloto y despliegue, con sus responsabilidades y aceptación.
Evaluación preliminar
Resolver un proceso antes de escalar el cambio
Evaluación Preliminar de 15 minutos, sin costo, para entender la categoría de situación y valorar encaje. No incluye asesoría, auditoría ni revisión documental.
Sujeto a conflicto, capacidad y aceptación escrita. No envíe documentos ni datos confidenciales antes de recibir instrucciones seguras. No incluye urgencias, litigios, audiencias o representación ante entidades; reservar no acepta el asunto ni suspende términos.