CONTRACT MANAGEMENT
Contract Management para Contratos Públicos
Diseñamos un sistema de gobierno contractual que conecta obligación, evidencia, decisión y comunicación durante toda la ejecución.
- Obligaciones, hitos, SLA, aceptación y pagos.
- Cambios, prórrogas, subcontratos y reclamos.
- Recepción, garantías, transferencia y liquidación.
01
Un sistema operativo del contrato
Integramos pliego, propuesta, contrato, adendas, orden de proceder, actas e instrucciones en una matriz que identifica obligación, responsable, fecha, evidencia y consecuencia.
La gobernanza define quién comunica, quién acepta, quién aprueba un cambio y cómo se escalan decisiones sin crear versiones paralelas del contrato.
- Obligaciones y entregables por parte.
- Hitos, dependencias, aceptación y pagos.
- SLA, informes, reuniones y comunicaciones.
- Riesgos, eventos, reservas y decisiones.
- Repositorio, versiones y audit trail.
02
Change & Claims Management
Todo cambio debe analizar origen, autoridad, impacto, causal, presupuesto, aprobaciones y forma documental. A la fecha de revisión, las modificaciones no deben cambiar clase u objeto y su suma no debe superar el 25 %, salvo el supuesto excepcional técnica y económicamente justificado con aprobación de CENA.
Las prórrogas, extensiones y subcontrataciones se analizan bajo sus propias condiciones. La subcontratación requiere aprobación y no libera al contratista principal de responsabilidad.
- Registro de eventos y comunicaciones oportunas.
- Análisis de causa, responsabilidad e impacto.
- Cronograma y cuantificación con respaldo.
- Adenda, prórroga, instrucción o remedio aplicable.
- Reservas, negociación y coordinación de controversia.
03
Cadencia de contract management
- 01
Baseline
Contrato, alcance, cronograma, precio, riesgos y responsables.
- 02
Monitor
Entregables, SLA, evidencia, pagos, garantías y dependencias.
- 03
Decide
Aceptación, rechazo, cambio, remedio o escalamiento.
- 04
Document
Acta, comunicación, aprobación, reserva y versión contractual.
- 05
Close
Recepción, pendientes, transferencia, garantías y liquidación.
04
Liquidación y cierre
La liquidación es obligatoria y el contrato mantiene vigencia hasta liquidarse, aunque haya vencido el término de ejecución. El closeout organiza recepción, pendientes, pagos, reclamos, garantías, activos, datos y transferencia.
Una lista de pendientes debe asignar responsable, evidencia, fecha y efecto sobre la liquidación, evitando que el cierre dependa de memoria informal.
Preguntas frecuentes
Antes de comenzar.
¿Toda modificación puede alcanzar 25 %?
No. El porcentaje no crea por sí solo una facultad de modificar. Deben cumplirse objeto, necesidad, justificación, aprobaciones, presupuesto y demás condiciones.
¿Una prórroga y una adenda son lo mismo?
No necesariamente. Cada figura responde a hechos, efectos y requisitos distintos; debe analizarse la actuación concreta.
¿El contrato termina al vencer el plazo de ejecución?
No para todos los efectos. El marco revisado mantiene el contrato vigente hasta su liquidación.
¿Contract management sustituye al director del proyecto?
No. Puede integrarse con la dirección del proyecto, pero se concentra en obligaciones, decisiones, evidencia y mecanismos contractuales.
Evaluación preliminar
Organizar la gestión de un contrato público
Comparta el contrato, la etapa, los principales eventos y la calidad de la evidencia disponible.